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sadadadの読書日記

読書した本のまとめ、読後所感、考えたこと



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必要のないことを効率的に行うことほど無駄なことはない

考え方 整理整頓 経済

毎日やらなければならないルーチンワークにかかる時間と労力は合計すると相当なものになります。これを見直して省力化することは人生において大きな余裕を与えてくれるものになることは間違いありません。生活全般の質を上げるためにも、ルーチンワークの在り方について見直し、効率の良い方法に定型化し、無意識に、ミスすることなく、テキパキこなせるようにするためには、どのようにすればいいのかを考えていきましょう。



マネジメントI 務め、責任、実践 (日経BPクラシックス)

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省力化を阻む『当たり前に対するこだわり』

真面目になればなるほど『いい加減さ』を拒絶したくなります。しかしながら真面目にやればやるほど、パーキンソンの法則に従って時間も労力も『真面目な』満足を満たすまで際限なく費やされることになります。ハードルが高ければ高いほど、必要な苦労が増えるのです。『真面目な』満足をみたすためだけに疲弊するのは、ナンセンスです。省力化の最大の敵は「当たり前」に対するこだわりです。必要の程度を満たせば、これでいいのだと割り切る気持ちとそれを共有する力が省力化の第一歩になります。

当たり前を崩して見えてくるもの

こだわりを排除するのと平行してすべきことは自分自身の1日の動きをモニタリングして、どのような行動をしているかを直視することです。第3者的な観点で自分の1日の動きを見直してみると、真面目さ(=非効率で無駄な動き)による影響が鮮明に見えてくるものです。重複や往復している部分をマンパワーで補うのではなく、運用体制やシステムを置換して、少しでも詰めていくことが、省力化のための第二歩目になります。

本気で省力化するための5つの方法

1 仕事そのものを定義する

仕事しなくてもいい環境を作ることが何よりの省力化です。仕事が減らないのは、仕事を定義する慣例や、規定がそこに存在するからです。不要なもの、不要と思われるものは捨てましょう。再定義された仕事において導線がシンプルになれば動きにも無駄がなくなります。

2 仕事の品質レベルを規定する

仕事の品質を維持することは大切です。品質といっても必ず許容範囲があります。その許容範囲を規定するのは、一部のクレーマーであってはなりません。パーキンソンの法則によれば顧客分布の80%の満足を満たす程度がベターです。

3 外注化する

自分に掛かっている時間当たりのコストを割り出して、外注に置き換えたときのコストと比較しましょう。外注が下回っているなら、まとまった形でうまく取り込んで、自分(または自分以外含む)にかかる時間と手間を省いていきましょう。後方付けや掃除、書類整理など生産性の低いものは外注の事務員さんに一括して任せたほうが全体的なパフォーマンスは上がります。

4 まとめを作っておく

まとまった時間があれば、汎用的に使える仕事の作り置きを保存しておきましょう。忙しいときでもレンジでチンするように片付けるためには、仕事の基礎をしっかり固めておくことが重要です。そして、それらのフレームを共有して全体的なパフォーマンスを向上させることは、より効果的です。

5 待ち受け体制にする

わざわざ自ら出かけ、目的のものを探すためにウロウロし、重たい荷物を抱えて帰る時間と労力は相当なものです。省力化を考えるとやはり、待ち受け的な体制を構築すべきです。簡易な発注方法、一覧性のある受注体制、定期的な包括サービス等を用意して、自らのランニングコストを減らしていきましょう。

省力化が生み出すもの

省力化する方法については賛否両論あると思います。新たなフレームは想定外の問題を引き起こすこともあり、逆に手間が増えることもあるかもしれません。加えて周囲の抵抗や、自分との葛藤という精神的コストは多大なものです。しかしながら、総合的に考えてランニングコストが抑えられれば、それは皆にとって有益なことです。当たり前の基準を変え、新しい当たり前を適応させていくことは、環境に合わせて生きていくためには必須の要件です。保守的なフレームに捕らわれて変われなかった生物は例外なく絶滅しています。省力化して生み出された余裕はストレスを大きく軽減してくれますし、力を蓄えるいい機会も作ってくれます。皆で省力化し、人生を楽しいものに変えることを厭う理由はどこにあるのでしょうか。

必要のないことを効率的に行うことほど無駄なことはない。 ピーター・ドラッカー

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